📞 How Your AI Receptionist Works

Everything you need to know about how calls are handled.

📲How calls reach the AI

You set up call forwarding on your phone so that calls to your business number are redirected to the AI. There are two ways to do this, and the one you choose determines whether you get a chance to pick up first:

All calls → AI (unconditional forwarding): Every call goes straight to the AI. Your phone doesn't ring at all. The AI picks up within a couple of seconds. This is best when you're completely unavailable or want the AI to handle everything.
Missed calls → AI (conditional forwarding): Your phone rings first for about 15–25 seconds. If you pick up, you talk to the caller directly — the AI is never involved. If you don't pick up, the call forwards to the AI and it takes over. This is the recommended setup for most businesses because you always get a chance to answer yourself, and the AI is your safety net.

The "Call Forwarding Setup" section in the settings page shows you the exact code to dial on your phone for each option, based on your carrier (Verizon, AT&T, T-Mobile, etc.). You can scan a QR code to dial it automatically.

The delay before the AI picks up (in "missed calls" mode) is controlled by your carrier — typically 15–25 seconds. This cannot be changed from our app.

🕐During business hours

When a client calls during your business hours, the AI answers with your custom greeting, uses your business knowledge to answer questions, and can book appointments or take messages. It behaves like a real receptionist who knows your business.

🌙Outside business hours

You configure business hours per day (Monday–Sunday). For each day, you choose one of two modes:

AI answers all calls: The AI behaves exactly like during business hours. No mention of being closed. Useful if you want 24/7 coverage.
Take messages: The AI tells the caller you're currently closed and offers to take a message. It collects their name, phone number, and reason for calling. The message shows up in your dashboard with a blue envelope icon.

🙋When a caller asks to speak to a person

This happens during a normal conversation — the caller says "Can I speak to someone?" or the situation is too complex for the AI. You choose how the AI handles this:

Take a message & notify me (default): The AI says no one is available right now and offers to take a message. It collects the caller's name, number, and reason. You get an instant push notification on your phone: "🔔 Callback requested — John (555-1234) — wants to discuss a quote." You call them back when you can. No second phone line needed.
Transfer the call live: The AI says "I'm transferring you now" and connects the caller to your phone. You receive a push notification ("📞 Incoming transfer from AI") so you know to pick up quickly. The number the AI transfers to depends on your forwarding setup — see below.

💡 Transfer & forwarding mode:

If you use "Missed calls → AI" forwarding, the AI can transfer calls back to your own business number. Your phone rings, you pick up, and you're connected to the caller. This works because your phone rings first on the transfer — as long as you answer before the forwarding timer kicks in (~20s), there's no loop.
If you use "All calls → AI" forwarding, transferring to your business number will create a loop (the call goes back to the AI). In this case, you need a second phone line (personal cell, eSIM, Google Voice, etc.) for the AI to transfer to.

⏸️Pause AI — Forward all calls to my second line

This is the master override. When you turn this on, the AI is completely bypassed. Every incoming call goes straight to your second line — no AI greeting, no conversation, just a direct connection.

This feature always requires a second phone line (different from your business number). Unlike the transfer feature, there's no way to use your business number here — it would create a loop regardless of your forwarding mode.

This is useful when you want to take all calls yourself for a while — during a meeting break, a slow afternoon, or when you're expecting an important call.

You can set an auto-resume timer: "Forward calls to me until 5:00 PM." When the time is reached, the AI automatically switches back to taking messages. You don't have to remember to turn it back on.

All the other settings (business hours, voice, greeting, knowledge base) stay as they are — they're just temporarily bypassed while the pause is active.

📋Summary

Your setup	What the caller experiences
All calls → AI, during business hours	AI picks up immediately, answers questions, books appointments
All calls → AI, outside hours, mode = "answer"	Same as above — AI handles everything
All calls → AI, outside hours, mode = "take message"	AI says you're closed, takes a message
Missed calls → AI, you pick up	You talk to the caller directly, AI is never involved
Missed calls → AI, you don't pick up	Your phone rings ~20s, then AI picks up and handles the call
Caller asks for a person, mode = "take message"	AI takes a message, you get a push notification to call back
Caller asks for a person, mode = "transfer", missed calls forwarding	AI transfers to your business number, you get a push notification, pick up
Caller asks for a person, mode = "transfer", all calls forwarding	AI transfers to your second line, you get a push notification, pick up
Pause AI is on	All calls go straight to your second line, AI is completely off

📞 Comment fonctionne votre réceptionniste IA

Tout ce que vous devez savoir sur la gestion de vos appels.

📲Comment les appels arrivent à l'IA

Vous configurez le transfert d'appels sur votre téléphone pour que les appels vers votre numéro professionnel soient redirigés vers l'IA. Il y a deux façons de le faire, et celle que vous choisissez détermine si vous avez la possibilité de décrocher en premier :

Tous les appels → IA (transfert inconditionnel) : Chaque appel va directement à l'IA. Votre téléphone ne sonne pas du tout. L'IA décroche en quelques secondes. C'est idéal quand vous êtes totalement indisponible ou que vous voulez que l'IA gère tout.
Appels manqués → IA (transfert conditionnel) : Votre téléphone sonne d'abord pendant environ 15 à 25 secondes. Si vous décrochez, vous parlez directement à l'appelant — l'IA n'intervient jamais. Si vous ne décrochez pas, l'appel est transféré à l'IA qui prend le relais. C'est la configuration recommandée pour la plupart des entreprises.

La section « Configuration du transfert d'appels » dans la page de paramètres vous montre le code exact à composer sur votre téléphone pour chaque option, selon votre opérateur (Verizon, AT&T, T-Mobile, etc.). Vous pouvez scanner un QR code pour le composer automatiquement.

Le délai avant que l'IA ne décroche (en mode « appels manqués ») est contrôlé par votre opérateur — généralement 15 à 25 secondes. Ce délai ne peut pas être modifié depuis notre application.

🕐Pendant les heures d'ouverture

Quand un client appelle pendant vos heures d'ouverture, l'IA répond avec votre message d'accueil personnalisé, utilise les informations de votre entreprise pour répondre aux questions, et peut prendre des rendez-vous ou des messages. Elle se comporte comme une vraie réceptionniste qui connaît votre entreprise.

🌙En dehors des heures d'ouverture

Vous configurez les heures d'ouverture par jour (lundi–dimanche). Pour chaque jour, vous choisissez l'un des deux modes :

L'IA répond à tous les appels : L'IA se comporte exactement comme pendant les heures d'ouverture. Aucune mention de fermeture. Utile si vous voulez une couverture 24h/24.
Prendre des messages : L'IA informe l'appelant que vous êtes actuellement fermé et propose de prendre un message. Elle collecte le nom, le numéro de téléphone et la raison de l'appel. Le message apparaît dans votre tableau de bord avec une icône d'enveloppe bleue.

🙋Quand un appelant demande à parler à une personne

Cela se produit pendant une conversation normale — l'appelant dit « Est-ce que je peux parler à quelqu'un ? » ou la situation est trop complexe pour l'IA. Vous choisissez comment l'IA gère cela :

Prendre un message et me notifier (par défaut) : L'IA dit que personne n'est disponible pour le moment et propose de prendre un message. Elle collecte le nom, le numéro et la raison de l'appelant. Vous recevez une notification push instantanée sur votre téléphone : « 🔔 Rappel demandé — Jean (555-1234) — souhaite discuter d'un devis. » Vous le rappelez quand vous pouvez. Pas besoin de deuxième ligne téléphonique.
Transférer l'appel en direct : L'IA dit « Je vous transfère maintenant » et connecte l'appelant à votre téléphone. Vous recevez une notification push (« 📞 Transfert entrant de l'IA ») pour savoir qu'il faut décrocher rapidement. Le numéro vers lequel l'IA transfère dépend de votre configuration de transfert — voir ci-dessous.

💡 Transfert et mode de renvoi :

Si vous utilisez le renvoi « Appels manqués → IA », l'IA peut transférer les appels vers votre propre numéro professionnel. Votre téléphone sonne, vous décrochez, et vous êtes connecté à l'appelant. Cela fonctionne car votre téléphone sonne en premier lors du transfert — tant que vous répondez avant que le minuteur de renvoi ne se déclenche (~20s), il n'y a pas de boucle.
Si vous utilisez le renvoi « Tous les appels → IA », transférer vers votre numéro professionnel créera une boucle (l'appel retourne à l'IA). Dans ce cas, vous avez besoin d'une deuxième ligne (mobile personnel, eSIM, Google Voice, etc.) vers laquelle l'IA pourra transférer.

⏸️Pause IA — Transférer tous les appels vers ma deuxième ligne

C'est le bouton prioritaire. Quand vous l'activez, l'IA est complètement contournée. Chaque appel entrant va directement vers votre deuxième ligne — pas de message d'accueil IA, pas de conversation, juste une connexion directe.

Cette fonctionnalité nécessite toujours une deuxième ligne téléphonique (différente de votre numéro professionnel). Contrairement au transfert, il n'est pas possible d'utiliser votre numéro professionnel ici — cela créerait une boucle quel que soit votre mode de renvoi.

C'est utile quand vous voulez prendre tous les appels vous-même pendant un moment — pendant une pause réunion, un après-midi calme, ou quand vous attendez un appel important.

Vous pouvez définir un minuteur de reprise automatique : « Transférer les appels vers moi jusqu'à 17h00. » Quand l'heure est atteinte, l'IA repasse automatiquement en mode prise de messages. Vous n'avez pas besoin de penser à la réactiver.

Tous les autres réglages (heures d'ouverture, voix, message d'accueil, base de connaissances) restent tels quels — ils sont simplement temporairement contournés pendant que la pause est active.

📋Résumé

Votre configuration	Ce que l'appelant vit
Tous les appels → IA, heures d'ouverture	L'IA décroche immédiatement, répond aux questions, prend des rendez-vous
Tous les appels → IA, hors heures, mode = « répondre »	Pareil — l'IA gère tout
Tous les appels → IA, hors heures, mode = « message »	L'IA dit que vous êtes fermé, prend un message
Appels manqués → IA, vous décrochez	Vous parlez directement à l'appelant, l'IA n'intervient jamais
Appels manqués → IA, vous ne décrochez pas	Votre téléphone sonne ~20s, puis l'IA décroche et gère l'appel
Demande de personne, mode = « message »	L'IA prend un message, vous recevez une notification push pour rappeler
Demande de personne, mode = « transférer », renvoi appels manqués	L'IA transfère vers votre numéro professionnel, vous recevez une notification, décrochez
Demande de personne, mode = « transférer », renvoi tous les appels	L'IA transfère vers votre deuxième ligne, vous recevez une notification, décrochez
Pause IA activée	Tous les appels vont directement vers votre deuxième ligne, l'IA est complètement désactivée